Kurz gesagt: Mit Scandora scannen Sie einen Beleg mit dem Handy oder einem echten Netzwerkscanner, lassen die verwaltete KI Datum, Betrag und Rechnungsnummer auslesen und erzeugen daraus einen DATEV-Format-Export (EXTF-Buchungsstapel) samt Belegbildern — als ZIP-Datei, die Ihr Steuerberater direkt in DATEV importieren kann. Der DATEV-Export kommt demnächst und ist in dieser Version noch nicht verfügbar. Alles direkt vom Smartphone.
Was ist der DATEV-Export (EXTF)?
Der EXTF-Buchungsstapel ist das offene DATEV-Format, mit dem Buchungen zwischen Programmen ausgetauscht werden. Ihr Steuerberater importiert eine solche Datei in DATEV und muss die Zahlen nicht mehr abtippen. Scandora erzeugt genau diesen Buchungsstapel: eine Datei im DATEV-Format (CP1252-kodiert, mit deutschem Zahlenformat wie 1234,56 und Belegdatum im Format TTMM) und packt sie zusammen mit den zugehörigen Belegbildern in eine ZIP-Datei.
Wichtig: Der DATEV-Format-Export (EXTF) von Scandora kommt demnächst und ist in dieser Version noch nicht verfügbar. Das ist kein „DATEV-zertifiziertes“ Produkt und keine automatische Buchhaltung — es ist eine sauber vorbereitete Import-Datei, die Ihrem Steuerberater die Arbeit abnimmt.
Vom Beleg zur DATEV-Datei — die Schritte
- Beleg scannen. Fotografieren Sie den Beleg mit der Handykamera oder ziehen Sie ihn über einen Netzwerkscanner per eSCL/AirScan (z. B. Brother oder Epson) ein. Die automatische Kantenerkennung hält jede Seite sauber.
- Die verwaltete KI liest den Beleg. Scandora erkennt Belegdatum, Bruttobetrag, Rechnungsnummer und Lieferant. Nichts wird geraten — jede Angabe bleibt vollständig editierbar.
- DATEV-Export öffnen. Wählen Sie in der App das Profil und den Zeitraum, den Sie exportieren möchten.
- DATEV-Konfiguration eingeben. Tragen Sie Beraternummer und Mandantennummer ein, wählen Sie den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und setzen Sie den Wirtschaftsjahresbeginn.
- Buchungszeilen prüfen. Mit „Aus Verlauf laden“ füllt Scandora die Buchungszeilen aus Ihren gescannten Belegen im gewählten Zeitraum vor. Jede Zeile bestätigen Sie selbst; Zeilen mit niedriger KI-Konfidenz werden mit
[PRÜFEN]markiert. Optional hängen Sie pro Zeile ein Belegbild an. - Exportieren. Scandora erstellt die EXTF-Buchungsstapel-Datei und verpackt sie mit den Belegbildern in eine ZIP-Datei (
Scandora_DATEV_<Mandant>.zip). Die Aufbereitung übernimmt der Scandora-Dienst in Deutschland und gibt die ZIP direkt an Sie zurück; Ihre Belege werden dabei nicht dauerhaft gespeichert. - An den Steuerberater übergeben. Teilen Sie die ZIP-Datei mit Ihrem Steuerberater (z. B. per DATEV Unternehmen online, E-Mail oder Ihrem üblichen Weg). Dort wird der Buchungsstapel importiert und die endgültige Kontierung vorgenommen.
Was in der ZIP-Datei steckt
| Datei | Inhalt |
|---|---|
EXTF_Buchungsstapel_….csv | Der DATEV-Format-Buchungsstapel (Kopfzeile, Spaltenüberschriften und Buchungszeilen). |
documents/ | Ihre Belegbilder, verknüpft mit den passenden Buchungen. |
document_links.csv | Zuordnungstabelle (Belegbilderservice-Stil): welches Bild zu welcher Buchung gehört. |
review_needed.csv | Nur bei Bedarf: die mit [PRÜFEN] markierten Zeilen zum Nachkontrollieren. |
integrity_manifest.json | Sofern vorhanden: Erfassungsnachweis mit Inhalts-Hash und Erfassungszeitpunkt je Beleg. |
GoBD, Kontierung und ehrlicher Umfang
Scandora ist für die GoBD- und DSGVO-Aufbewahrung konzipiert — wir werben aber nicht mit einer „GoBD-Zertifizierung“ oder einem „DATEV-zertifizierten“ Siegel, weil es die für ein Einzelprodukt in dieser Form nicht gibt. Die GoBD-Konformität Ihrer Buchführung und die verbindliche Kontierung liegen bei Ihnen bzw. Ihrem Steuerberater.
Konkret heißt das: Scandora rät keine Buchungskonten. Konto, Gegenkonto und BU-Schlüssel werden nicht automatisch vergeben — diese Kontierung nimmt Ihr Steuerberater beim Import in DATEV vor. Die KI-gestützte Extraktion beschleunigt die Erfassung, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung: jede Zeile wird vor dem Export von einem Menschen bestätigt, und unsichere Zeilen werden ausdrücklich zum Prüfen markiert.
Voraussetzungen
Der DATEV-Export kommt demnächst im Tarif Business / DATEV und ist in dieser Version noch nicht verfügbar. Sie brauchen die Beraternummer und Mandantennummer (von Ihrem Steuerberater) sowie den passenden Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04). Die KI-Extraktion läuft über die verwaltete KI von Scandora — kein API-Schlüssel nötig.
Bereit, Belege direkt vom Smartphone an den Steuerberater zu schicken? Der DATEV-Export wird für den Tarif Business / DATEV vorbereitet und kommt demnächst.
Häufige Fragen
Ist der Export „GoBD-konform“?
Der DATEV-Format-Export von Scandora kommt demnächst; die Erfassung ist bereits für die GoBD- und DSGVO-Aufbewahrung konzipiert. Die verbindliche GoBD-Konformität Ihrer Buchführung stellt Ihr Steuerberater sicher — Scandora ist nicht „GoBD-zertifiziert“.
Werden die Buchungskonten automatisch gesetzt?
Nein. Scandora rät keine Konten. Konto, Gegenkonto und BU-Schlüssel bleiben Sache Ihres Steuerberaters bei der Kontierung in DATEV.
Welchen Kontenrahmen unterstützt Scandora?
SKR03 und SKR04 — Sie wählen ihn direkt in der DATEV-Konfiguration aus.
Landen meine Belege auf einem Server?
Für die Aufbereitung des Buchungsstapels stellt der Scandora-Dienst in Deutschland die ZIP zusammen und gibt sie direkt zurück. Ihre Belege werden dabei nicht dauerhaft gespeichert.