GoBD-konform scannen: ersetzendes Scannen

Kurz gesagt: „GoBD-konform scannen“ heißt: Ihre digitalen Belege sind unveränderbar, nachvollziehbar und über eine dokumentierte Vorgehensweise erfasst — die Grundlage dafür, Papieroriginale nach dem Scannen zu vernichten (ersetzendes Scannen). Scandora liefert dafür die technischen Bausteine: einen Inhalts-Hash, einen serverseitig gesetzten Erfassungszeitstempel und ein unveränderbares Änderungsprotokoll; die Verfahrensdokumentation kommt demnächst und ist in dieser Version noch nicht verfügbar. Die GoBD-Konformität Ihrer gesamten Buchführung hängt zusätzlich von Ihrer Archivierung, Ihren Aufbewahrungsfristen und der Prüfung durch Ihren Steuerberater ab. Scandora führt kein GoBD-Siegel — ein solches gibt es nicht — und diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was bedeutet „GoBD-konform scannen“?

Die GoBD sind die deutschen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Für gescannte Belege stehen vier Anforderungen im Mittelpunkt: Unveränderbarkeit (ein erfasster Beleg lässt sich nicht unbemerkt ändern), Nachvollziehbarkeit (jede Änderung ist protokolliert), eine Verfahrensdokumentation (die dokumentierte Vorgehensweise) und die geordnete Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen.

Wichtig zu verstehen: GoBD-Konformität ist eine Eigenschaft Ihres gesamten Buchführungsprozesses — nicht etwas, das eine einzelne App im Alleingang gewähren kann. Eine App kann die technischen Bausteine liefern; ob Ihre Buchführung insgesamt GoBD-konform ist, ergibt sich aus Ihrem Verfahren und Ihrer Aufbewahrung.

Ersetzendes Scannen: Papier vernichten

„Ersetzendes Scannen“ bezeichnet das Vorgehen, bei dem Papieroriginale nach dem Digitalisieren vernichtet werden und der Scan an ihre Stelle tritt. Die GoBD lassen das grundsätzlich zu, verlangen dafür aber:

Bildliche und inhaltliche Übereinstimmung von Scan und Original.
Unveränderbarkeit des digitalen Belegs ab der Erfassung.
Eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie erfasst, geprüft und aufbewahrt wird.

Nicht jedes Dokument darf ersetzend gescannt werden — bestimmte Unterlagen sind im Original aufzubewahren. Ob Sie ein konkretes Original vernichten dürfen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wie Scandora die technischen Anforderungen abdeckt

Diese Bausteine sind bereits in Scandora umgesetzt und decken sich mit dem, was der Hilfe-Artikel Was GoBD-Unterstützung bedeutet beschreibt:

Unveränderbarer Erfassungsdatensatz. Beim Erfassen eines Dokuments speichert Scandora einen einmalig schreibbaren Datensatz mit einem Inhalts-Hash (SHA-256) des finalisierten Dokuments und einem vertrauenswürdigen, serverseitig gesetzten Erfassungszeitstempel — nicht die Uhrzeit des Geräts und getrennt von den bearbeitbaren Metadaten. So bleibt der Erfassungsnachweis auch dann bestehen, wenn Sie später Datum, Betrag oder Notizen korrigieren.
Integrität prüfen. Eine Aktion „Integrität prüfen“ berechnet den Hash des aufbewahrten Dokuments neu und vergleicht ihn mit dem gespeicherten Wert — so ist belegbar, dass die Datei seit der Erfassung unverändert ist.
Unveränderbares Änderungsprotokoll. Dokumentereignisse — Erfassung, Metadaten-Änderungen (mit Vorher/Nachher der geänderten Felder), Exporte und Löschung — werden als anhängende Einträge mit Akteur und Server-Zeitstempel festgehalten. Bestehende Einträge werden nicht überschrieben; die einzige Ausnahme ist die Ersetzung bei einer Kontolöschung, die unsere Datenschutzerklärung in Abschnitt 2 beschreibt. So bleibt der Verlauf nachvollziehbar.
Verfahrensdokumentation. Scandora wird eine Verfahrensdokumentation als PDF erzeugen (demnächst), automatisch befüllt aus Ihren tatsächlichen Profil-, Scanner- und Integrationseinstellungen — die dokumentierte Grundlage für das ersetzende Scannen.

Was weiterhin bei Ihnen und Ihrem Steuerberater liegt

Scandora liefert die Bausteine, aber die GoBD-Konformität Ihrer Buchführung entsteht erst im Zusammenspiel mit Ihrem Verfahren:

Die Aufbewahrung Ihrer Belege und Exporte über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen, in einem System, das sie unverändert bewahrt.
Das Pflegen und Befolgen Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation (Scandoras Ausgangspunkt kommt demnächst; der Prozess ist Ihrer).
Das Prüfen von Buchungen und Exporten, bevor sie an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater gehen.

Und ganz ausdrücklich: Scans einfach in einen normalen Cloud-Ordner zu synchronisieren, ist für sich genommen nicht GoBD-konform — ein gewöhnlicher Dateiordner erfüllt weder die Unveränderbarkeits- noch die Verfahrensanforderungen.

Ehrlicher Umfang: kein „GoBD-Zertifikat“

Für einzelne Software gibt es keine amtliche „GoBD-Zertifizierung“ und kein offizielles Siegel — deshalb wirbt Scandora bewusst nicht damit. Scandora ist für die GoBD- und DSGVO-Aufbewahrung konzipiert; die verbindliche Bestätigung, dass Ihre Einrichtung GoBD-konform ist, geben nur Sie und Ihr Steuerberater. Diese Seite beschreibt technische Funktionen und ist kein Rechtsgutachten.

Bereit für digitale Belege, denen Ihr Steuerberater vertrauen kann? Die geführte Aufbereitung für den Steuerberater und der DATEV-Export sind für den Tarif Business / DATEV in Vorbereitung und in dieser Version noch nicht verfügbar. Die Datenverarbeitung ist im AVV / DPA geregelt.

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Häufige Fragen

Darf ich meine Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ersetzendes Scannen ist unter den GoBD grundsätzlich möglich, wenn Scan und Original bildlich und inhaltlich übereinstimmen, der Scan unveränderbar ist und eine Verfahrensdokumentation vorliegt. Bestimmte Unterlagen sind im Original aufzubewahren — klären Sie den Einzelfall mit Ihrem Steuerberater.

Gibt es eine GoBD-Zertifizierung für Scandora?

Nein. Ein amtliches GoBD-Siegel für einzelne Apps existiert nicht, und wir behaupten kein solches. Scandora ist für die GoBD-Aufbewahrung konzipiert und liefert die technischen Bausteine; die GoBD-Konformität Ihrer Buchführung stellt Ihr Steuerberater sicher.

Woher weiß ich, dass ein Scan seit der Erfassung nicht verändert wurde?

Scandora speichert bei der Erfassung einen Inhalts-Hash (SHA-256). Die Aktion „Integrität prüfen“ berechnet den Hash des aufbewahrten Dokuments neu und vergleicht ihn — stimmt er überein, ist die Datei unverändert.

Reicht es, meine Scans in einen Cloud-Ordner zu legen?

Nein. Ein normaler Cloud- oder Dateiordner erfüllt für sich genommen nicht die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Verfahren. Der Erfassungsnachweis und das Änderungsprotokoll von Scandora adressieren genau diese Lücke; die Verfahrensdokumentation kommt demnächst und ist in dieser Version noch nicht verfügbar.

In welchem Tarif sind diese Funktionen enthalten?

Die GoBD-Bausteine gehören zu Scandora; die geführte Aufbereitung für den Steuerberater und der DATEV-Export kommen demnächst im Tarif Business / DATEV und sind in dieser Version noch nicht verfügbar. Mehr zum ehrlichen Umfang steht im Hilfe-Artikel Was GoBD-Unterstützung bedeutet.

In short: “Scanning for GoBD” means your digital receipts are immutable, traceable, and captured through a documented process — the basis for destroying paper originals after scanning (ersetzendes Scannen). Scandora provides the technical building blocks for this: a content hash, a server-set capture timestamp and an immutable audit log; the Verfahrensdokumentation is coming soon and is not available in this version yet. The GoBD compliance of your whole bookkeeping also depends on your archiving, your retention periods, and your tax advisor's review. Scandora carries no GoBD seal — there is none — and this page is not legal or tax advice.

What does “scanning for GoBD” mean?

GoBD are the German principles for the proper keeping and storage of books, records and documents in electronic form. For scanned receipts, four requirements are central: immutability (a captured document cannot be changed unnoticed), traceability (every change is logged), a Verfahrensdokumentation (the documented process), and orderly retention for the legally required periods.

Important to understand: GoBD compliance is a property of your whole bookkeeping process — not something any single app can grant on its own. An app can provide the technical building blocks; whether your books are GoBD-compliant overall follows from your process and your retention.

Scan-and-shred: destroying the paper

“Ersetzendes Scannen” (substitutive scanning) is the practice of destroying paper originals after digitising them, so the scan takes their place. GoBD generally permits this, but requires:

Visual and content-level correspondence between scan and original.
Immutability of the digital document from the moment of capture.
A Verfahrensdokumentation describing how you capture, review and retain documents.

Not every document may be scanned substitutively — certain records must be kept in the original. Whether you may destroy a specific original is a question for your tax advisor.

How Scandora covers the technical requirements

These building blocks are already implemented in Scandora and match what the help article What GoBD support means describes:

Immutable capture record. When you capture a document, Scandora stores a write-once record with a content hash (SHA-256) of the finalized document and a trusted, server-set capture timestamp — not the device clock, and separate from the editable metadata. The capture record survives even if you later correct the date, amount or notes.
Verify integrity. A “verify integrity” action re-hashes the retained document and compares it against the stored value — so you can demonstrate the file is unchanged since capture.
Append-only audit log. Document events — capture, metadata edits (with before/after of the changed fields), exports, and deletion — are recorded as append-only entries with an actor and a server timestamp. Existing entries are not overwritten; the only exception is the replacement we make when you delete your account, described in section 2 of our Privacy Policy. That way the history can be traced.
Verfahrensdokumentation. Scandora will generate a Verfahrensdokumentation PDF (coming soon), auto-filled from your real profile, scanner and integration settings — the documented basis for substitutive scanning.

What still depends on you and your tax advisor

Scandora provides the building blocks, but the GoBD compliance of your books emerges only together with your process:

Retaining your records and exports for the legally required periods, in a system that preserves them unaltered.
Maintaining and following your own Verfahrensdokumentation (Scandora's starting point is coming soon; the process is yours).
Reviewing bookings and exports before they go to your accounting or advisor.

And explicitly: simply syncing scans into a plain cloud folder is not, by itself, GoBD-compliant — an ordinary file folder meets neither the immutability nor the process requirements.

Honest scope: no “GoBD certificate”

There is no official “GoBD certification” or seal for a single piece of software — which is why Scandora deliberately does not advertise one. Scandora is designed for GoBD and GDPR record-keeping; the binding confirmation that your setup is GoBD-compliant comes only from you and your tax advisor. This page describes technical features and is not a legal opinion.

Ready for digital receipts your tax advisor can trust? The guided preparation for your advisor and the DATEV export are in preparation for the Business / DATEV plan and are not available in this version yet. Data processing is governed by the AVV / DPA.

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FAQ

May I destroy my paper receipts after scanning?

Substitutive scanning is generally possible under GoBD when scan and original correspond visually and in content, the scan is immutable, and a Verfahrensdokumentation exists. Certain records must be kept in the original — clarify the individual case with your tax advisor.

Is there a GoBD certification for Scandora?

No. There is no official GoBD seal for individual apps, and we do not claim one. Scandora is designed for GoBD record-keeping and provides the technical building blocks; the GoBD compliance of your books is ensured by your tax advisor.

How do I know a scan hasn't changed since capture?

Scandora stores a content hash (SHA-256) at capture. The “verify integrity” action re-hashes the retained document and compares — if it matches, the file is unchanged.

Is it enough to put my scans in a cloud folder?

No. A plain cloud or file folder does not, by itself, meet the immutability and process requirements. Scandora's capture record and audit log address exactly that gap; the Verfahrensdokumentation is coming soon and is not available in this version yet.

Which plan includes these features?

The GoBD building blocks belong to Scandora; the guided preparation for your advisor and the DATEV export are coming soon on the Business / DATEV plan and are not available in this version yet. More on the honest scope is in the help article What GoBD support means.