In short: Managed AI is Scandora's own prepaid credits. Your device calls the AI models directly, using a short-lived credential Scandora's server issues, and Scandora meters the usage — there is no third-party AI account for you to manage and no key to enter. It is the zero-setup default when you sign in.
What managed AI is
With managed AI you don't bring your own key. Instead, your device calls the AI models directly, using a short-lived credential Scandora's server issues, and Scandora meters what you use and bills it as prepaid credits. Access is tied to your Scandora sign-in, and your plan's entitlement, budget and cost caps are enforced on Scandora's server — not on the app.
Turn managed AI on
- Open Scandora and go to Settings → AI Assistant.
- Under AI Provider, the Scandora AI card is the managed option. Tap Select to make it active (new accounts start here by default).
- Your current credit balance is shown on the same screen; tap it to top up.
What a credit is and what it covers
Credits are a single shared pool used for AI work. Every AI request costs 1 credit, whatever its size: analyzing one document (title, labels, etc.), adding one document to the document-chat index, one smart search, or one AI chat answer. Managed extraction accepts up to 100 pages per document; if your document is longer, only the first 100 pages are sent and Scandora asks you to split the rest.
How many credits you get
- Free: 10 managed credits per month.
- Pro: 1,000 managed credits per month.
- Business / DATEV: 5,000 managed credits per month.
Plan credits refill at the start of each paid billing period — the date the App Store or Google Play charges you. On the free plan they refill at the start of each calendar month (UTC). Unused plan credits do not carry over. See the pricing section for current amounts (the prices shown in the App Store / Google Play are the final prices for the respective product; with a trial, an introductory or promotional offer, or a prorated plan change the amount actually charged can differ, and the amount the store states on your receipt is the one that applies).
Top-ups
If you need more, you can buy additional credits as a one-time in-app purchase. Purchased credits are prepaid and do not expire. The exact top-up amounts and prices are shown at the point of purchase in the app.
When credits run out
Managed AI is hard-stop-then-prompt: when your balance reaches zero, AI actions pause and Scandora prompts you to top up. We never auto-charge you for overage.
Where processing happens
Your device calls the model provider directly, using a short-lived credential Scandora's server issues from our own EU infrastructure; document search and chat run on your device. When the Frankfurt regional service is used, managed AI generation runs on Vertex AI in europe-west3 (Frankfurt, Germany), so managed AI is processed in Germany for that leg. Managed AI runs in that region because the app sends its managed AI requests there. Full details, including our role as processor, are in the AVV / DPA and the Privacy Policy.
Abuse monitoring. Google may keep prompts sent through managed AI that its automated safety systems flag for up to 90 days, in the Google Cloud region used for managed AI (europe-west3), only for abuse monitoring; Google does not use them to train models. Full details are in the Privacy Policy.
Kurz gesagt: Verwaltete KI sind Scandoras eigene, im Voraus bezahlte Credits. Ihr Gerät ruft die KI-Modelle direkt auf, mit einer kurzlebigen Zugangsberechtigung, die der Server von Scandora ausstellt, und Scandora erfasst die Nutzung — es gibt kein Drittanbieter-KI-Konto zu verwalten und keinen Schlüssel einzugeben. Es ist die Standardeinstellung ohne Einrichtung, sobald Sie angemeldet sind.
Was verwaltete KI ist
Bei verwalteter KI bringen Sie keinen eigenen Schlüssel mit. Stattdessen ruft Ihr Gerät die KI-Modelle direkt auf, mit einer kurzlebigen Zugangsberechtigung, die der Server von Scandora ausstellt; Scandora erfasst Ihre Nutzung und rechnet sie als im Voraus bezahlte Credits ab. Der Zugang ist an Ihre Scandora-Anmeldung gebunden, und die Berechtigung, das Budget sowie die Kostengrenzen Ihres Tarifs werden auf Scandoras Server durchgesetzt — nicht in der App.
Verwaltete KI einschalten
- Öffnen Sie Scandora und gehen Sie zu Einstellungen → KI-Assistent.
- Unter KI-Anbieter ist die Karte Scandora AI die verwaltete Option. Tippen Sie auf Auswählen, um sie zu aktivieren (neue Konten starten standardmäßig hier).
- Ihr aktuelles Credit-Guthaben wird auf demselben Bildschirm angezeigt; tippen Sie darauf, um aufzuladen.
Was ein Credit ist und was er abdeckt
Credits sind ein einziger gemeinsamer Pool für KI-Arbeit. Jede KI-Anfrage kostet 1 Credit, unabhängig von ihrer Größe: die Analyse eines Dokuments (Titel, Labels usw.), das Hinzufügen eines Dokuments zum Dokument-Chat-Index, eine Smart-Suche oder eine KI-Chat-Antwort. Die verwaltete Extraktion akzeptiert bis zu 100 Seiten pro Dokument; ist Ihr Dokument länger, werden nur die ersten 100 Seiten gesendet und Scandora bittet Sie, den Rest aufzuteilen.
Wie viele Credits Sie erhalten
- Kostenlos: 10 verwaltete Credits pro Monat.
- Pro: 1.000 verwaltete Credits pro Monat.
- Business / DATEV: 5.000 verwaltete Credits pro Monat.
Tarif-Credits werden zu Beginn jedes kostenpflichtigen Abrechnungszeitraums aufgefüllt — also an dem Tag, an dem App Store oder Google Play abrechnet. Im kostenlosen Tarif erfolgt die Auffüllung zu Beginn jedes Kalendermonats (UTC). Nicht genutzte Tarif-Credits verfallen. Aktuelle Beträge finden Sie im Preisbereich (die im App Store / bei Google Play angezeigten Preise sind die Endpreise für das jeweilige Produkt; bei einer Testphase, einem Einführungs- oder Aktionsangebot oder einem anteilig verrechneten Wechsel kann der tatsächlich berechnete Betrag abweichen, und maßgeblich ist der Betrag, den der Store in Ihrem Kaufbeleg ausweist).
Aufladungen
Wenn Sie mehr benötigen, können Sie zusätzliche Credits als einmaligen In-App-Kauf erwerben. Gekaufte Credits sind im Voraus bezahlt und verfallen nicht. Die genauen Aufladebeträge und Preise werden beim Kauf in der App angezeigt.
Wenn die Credits aufgebraucht sind
Verwaltete KI arbeitet nach dem Prinzip „erst stoppen, dann nachfragen": Erreicht Ihr Guthaben null, pausieren KI-Aktionen und Scandora fordert Sie zum Aufladen auf. Wir buchen niemals automatisch ab.
Wo die Verarbeitung stattfindet
Ihr Gerät fragt den Modellanbieter direkt an, mit einer kurzlebigen Zugangsberechtigung, die der Server von Scandora aus unserer eigenen EU-Infrastruktur ausstellt; Dokumentensuche und -Chat laufen auf Ihrem Gerät. Wenn der Frankfurter Regionaldienst genutzt wird, läuft die KI-Generierung auf dem verwalteten Pfad auf Vertex AI in europe-west3 (Frankfurt, Deutschland); die verwaltete KI-Verarbeitung findet dann in Deutschland statt. Die verwaltete KI läuft in dieser Region, weil die App ihre Anfragen an die verwaltete KI dorthin sendet. Vollständige Details, einschließlich unserer Rolle als Auftragsverarbeiter, finden Sie im AVV / DPA und in der Datenschutzerklärung.
Missbrauchsüberwachung. Prompts, die über die verwaltete KI gesendet werden und die Googles automatische Sicherheitssysteme markieren, kann Google bis zu 90 Tage lang in der für die verwaltete KI genutzten Google-Cloud-Region (europe-west3) speichern, ausschließlich zur Missbrauchsüberwachung; Google nutzt sie nicht zum Trainieren von Modellen. Vollständige Details finden Sie in der Datenschutzerklärung.